El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender cómo suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas más comunes que se pueden encontrar en una institución, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la entidad y se desconozca la forma en la cual realizaba sus actividades. Para prevenir estas situaciones, la gerencia de la institución debe planificar y tomar decisiones acerca de cómo documentar, todo el trabajo realizado por los empleados; es decir, proceder a establecer formalmente los procedimientos que se realizan en la entidad. Normalmente, todo el conocimiento de una entidad es reflejado de distintas formas o maneras. La más común para llevar a cabo esta tarea es a través de la implantación de los manuales de procedimientos. Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de la Empresa:
- Memorándums
- Instructivos
- Circulares
- Manuales
- Narrativos
