Cuando una empresa termina de fabricar un producto puede determinar cuánto gastó realmente en materiales, mano de obra y otros costos de producción. Esa información es necesaria para la contabilidad, pero presenta una limitación evidente: nos dice lo que ocurrió después de que ocurrió.
¿Qué pasaría si antes de iniciar la producción pudiéramos establecer cuánto debería costar fabricar una unidad bajo determinadas condiciones de eficiencia?
Ahí aparecen los costos estándar.
El sistema de costos estándar permite establecer anticipadamente cuánto debería costar un producto o un proceso y, posteriormente, comparar ese valor con el costo realmente incurrido. De esta manera, la información de costos deja de servir únicamente para registrar operaciones pasadas y comienza también a utilizarse como instrumento de planeación, control y toma de decisiones.
El costo estándar representa lo que un producto o proceso debería costar bajo determinadas condiciones de eficiencia. El costo real muestra lo que efectivamente costó.
¿Qué son los costos estándar?
García Colín define los costos estándar como costos predeterminados que indican cuánto, según la empresa, debería costar un producto o la operación de un proceso durante determinado período, considerando condiciones de eficiencia, factores económicos y características propias de la organización.
Esto significa que un costo estándar no debe entenderse simplemente como una cifra calculada antes de producir.
El concepto de estándar está relacionado con una medida de referencia. Representa una condición esperada bajo la cual una actividad o proceso debería desarrollarse con un determinado nivel de eficiencia.
La comparación entre ambos valores permite identificar diferencias que pueden convertirse en señales importantes para la administración.
Una empresa establece que fabricar determinado producto debería consumir 5 kilogramos de materia prima por unidad.
Al finalizar el período descubre que el consumo real promedio fue de 5.8 kilogramos. La diferencia no debe observarse únicamente como un número: conviene investigar si existieron desperdicios, problemas de calidad, fallas en el proceso o si el estándar necesita ser actualizado.
Costos estándar y costos estimados: no son exactamente lo mismo
Aunque ambos se calculan antes de conocer el costo real, no tienen necesariamente el mismo grado de profundidad.
Los costos estimados pueden determinarse de forma más general utilizando la experiencia de períodos anteriores y considerando condiciones económicas y operativas presentes y futuras.
El costo estándar, en cambio, requiere un análisis más estructurado de las condiciones bajo las cuales debería desarrollarse la producción.
Cuanto más repetitivo sea el ciclo de producción, mayor utilidad puede tener un sistema de costos estándar. Cuando cada orden de producción es muy diferente, establecer estándares detallados puede resultar menos práctico.
¿Por qué utilizar costos estándar?
Uno de los principales beneficios del sistema consiste en disponer de información antes de finalizar el proceso productivo.
Esto permite que los costos sean utilizados no solamente para registrar, sino también para planear, controlar y decidir.
Entre sus beneficios pueden mencionarse:
- Proporcionan información oportuna e incluso anticipada de los costos de producción.
- Apoyan la planeación de las operaciones.
- Permiten identificar ineficiencias dentro de los procesos.
- Facilitan la elaboración y control de presupuestos.
- Sirven como patrón para evaluar los resultados reales.
- Contribuyen al fortalecimiento del control interno.
- Ayudan a detectar desviaciones y analizar sus causas.
- Apoyan procesos de mejora continua.
- Proporcionan información útil para la toma de decisiones.
El estándar convierte las diferencias en información
Saber cuánto se gastó es importante. Pero para controlar los costos también necesitamos una referencia con la cual comparar.
Una empresa establece que fabricar una silla debería consumir materiales por C$700.
El costo real promedio resulta ser de C$760.
Esa diferencia no significa automáticamente que alguien trabajó mal. Puede deberse a un aumento en el precio de los materiales, desperdicios superiores a los previstos, problemas de calidad o incluso a un estándar que ya no representa adecuadamente las condiciones actuales.
Por tanto, la variación es solamente el punto de partida.
¿Quién debe establecer los costos estándar?
El cálculo no debería ser responsabilidad exclusiva del contador de costos.
Para construir estándares razonables se necesita información procedente de diferentes áreas de la empresa, entre ellas producción, compras, ingeniería, recursos humanos, diseño y contabilidad.
El área de costos coordina la información recibida y determina finalmente el costo estándar por unidad mediante una hoja de costos estándar.
Porque producción conoce cómo se fabrica, compras conoce las condiciones de adquisición, recursos humanos conoce los costos del personal y las áreas técnicas pueden establecer niveles razonables de consumo y eficiencia.
Determinación de los costos estándar
La determinación del costo estándar se realiza analizando cada uno de los elementos principales del costo de producción:
1. Materia prima: cantidad y precio
Para determinar el costo estándar de materia prima deben analizarse dos elementos: cuánto material debería utilizarse y cuánto debería pagarse por él.
Estándar de cantidad
Representa la cantidad de materia prima que debería consumirse para fabricar una unidad.
Para establecerla pueden utilizarse estudios técnicos, experiencias anteriores, datos estadísticos, pruebas controladas y análisis relacionados con calidad, rendimiento, mermas y desperdicios normales.
Si para fabricar una mesa se considera razonable utilizar 2.5 metros de determinada madera, incluyendo la merma normal, esa cantidad puede convertirse en el estándar por unidad.
Estándar de precio
Representa el precio unitario al cual se espera adquirir la materia prima durante determinado período.
En su determinación pueden considerarse la calidad requerida, cantidad comprada, condiciones de entrega y otros gastos necesarios para disponer del material.
2. Mano de obra: tiempo y costo por hora
La mano de obra directa sigue una lógica similar.
Primero se determina cuánto tiempo debería utilizarse para fabricar una unidad y, posteriormente, cuánto debería costar ese tiempo.
Estándar de cantidad o eficiencia
Puede expresarse mediante las horas de trabajo necesarias para desarrollar las diferentes etapas del proceso productivo.
Para determinar este tiempo pueden realizarse estudios de tiempos y movimientos, considerando procesos, condiciones de trabajo, eficiencia y características de la producción.
Una empresa determina que fabricar una unidad requiere normalmente 2 horas de trabajo directo.
Si el costo esperado por hora es de C$100:
En consecuencia, el costo estándar de mano de obra directa sería de C$200 por unidad.
3. Cargos indirectos de producción
Los cargos indirectos corresponden a costos relacionados con la producción que no pueden aplicarse directamente de manera precisa a una unidad específica.
Entre ellos pueden encontrarse materiales indirectos, mano de obra indirecta, depreciación de maquinaria y diferentes gastos fabriles.
Estos costos pueden clasificarse, según su comportamiento, en fijos y variables.
- Costos fijos: permanecen constantes en su monto total dentro de determinado nivel de actividad.
- Costos variables: cambian en relación directa con el volumen de producción.
Para establecer el costo estándar de cargos indirectos deben considerarse aspectos como:
- La capacidad normal de producción.
- El presupuesto de cargos indirectos fijos y variables.
- La determinación de una cuota estándar de aplicación.
La importancia de trabajar con una capacidad razonable
Tener capacidad para producir más no significa que resulte conveniente utilizar siempre toda la capacidad instalada.
Si la producción supera ampliamente la demanda, la empresa puede terminar acumulando inventarios, aumentando los costos de almacenamiento o enfrentando riesgos de obsolescencia.
Por esta razón, al determinar los cargos indirectos resulta importante trabajar con una capacidad normal, relacionada con el nivel de producción que razonablemente se espera alcanzar considerando las ventas previstas y los recursos disponibles.
El estándar no debe convertirse en una cifra intocable
Un estándar funciona como referencia, pero no debería permanecer sin cambios durante años cuando las condiciones del negocio han cambiado.
Los precios de los materiales cambian.
Los salarios cambian.
La tecnología cambia.
Los procesos productivos también pueden mejorar.
Incluso los niveles normales de desperdicio, productividad o capacidad pueden modificarse.
Los costos estándar deben revisarse cuando existan cambios importantes en las condiciones económicas, técnicas u operativas utilizadas para establecerlos.
Más que un sistema de costos, una herramienta de gestión
Tal vez la forma más sencilla de comprender los costos estándar sea dejar de verlos exclusivamente como un procedimiento contable.
También son una herramienta administrativa.
Permiten establecer una referencia antes de producir, comparar posteriormente los resultados reales, detectar desviaciones, investigar sus causas y tomar decisiones.
Este proceso convierte la contabilidad de costos en algo más que una acumulación de datos históricos. La transforma en información útil para administrar los recursos de la empresa.
Conclusión
Los costos reales responden una pregunta fundamental:
Los costos estándar agregan una segunda pregunta:
Y cuando ambas respuestas son diferentes aparece posiblemente la pregunta más útil para la administración:
Ahí se encuentra buena parte del valor del sistema.
El costo estándar permite anticipar, comparar, controlar y analizar. No elimina las variaciones ni garantiza que una empresa opere siempre de manera eficiente, pero proporciona un punto de referencia que ayuda a identificar dónde investigar y qué aspectos pueden mejorarse.
Utilizado correctamente, deja de ser únicamente una técnica de contabilidad de costos y se convierte en una herramienta para la planeación, el control interno y la toma de decisiones.
Fuente consultada
García Colín, J. Contabilidad de costos (3.ª ed.). Capítulo sobre costos estándar.
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