Características del Sistema Contable

Sistema Contable

Un sistema contable consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los registros utilizados por una organización para desarrollar la información contable y para transmitir esta información a quienes toman decisiones.

Características del Sistema Contable

El diseño y las capacidades de estos sistemas varían mucho de una organización a otra, pero el propósito básico de la información contable se mantiene: satisfacer las necesidades de la organización de información contable en la forma más eficiente posible.

Un sistema contable bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados financieros.

Relación de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia técnica como por motivación, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan.

Ventajas de un Sistema contable

· La disminución de los costos permite entre otras cosas.

· Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.

· Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.

· El margen de ganancia se incrementa en forma continua.

· Permite que el S.G.C constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.

Con la certificación de la norma se proyecta:

Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.

Existencia de una mejor posición competitiva.

La auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.

Produce un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personal, ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.

Desventajas de un Sistemas contable

Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.

El sistema origina cierta burocracia.

Es costoso.

Estructura de un sistema de información contable

“Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera:

En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

Clasificación de la información:

Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la información:

Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Utilidad del sistema de información contable

El sistema información contable tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil, confiable y oportuna.

a. Utilidad: Una de las características de la información contable es la de adecuarse al propósito del usuario. La utilidad de dicha información estará en función de su contenido y de su oportunidad.

Contenido: La información contable debe tener la capacidad de representar simbólicamente la organización y su evolución, su estado en diferentes estadios temporales, así como los resultados de su operación, por la relevancia, veracidad y comparabilidad, de la información.

Oportunidad.- La información contable debe llegar oportunamente a manos del usuario, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para la organización.

b. Confiabilidad: El proceso de cuantificación contable, o sea la operación del sistema debe ser estable, objetivo y verificable.

Estabilidad.- Nos indica que su operación no cambia con el tiempo y que la información que produce ha sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas para la captación de los datos, su cuantificación y su presentación.

Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo satisfacer la característica de veracidad en la información que el usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria.

Verificabilidad.- Cualquier operación del sistema puede ser comprobada por una repetición y/o la aplicación de pruebas pertinentes.

c. Provisionalidad:

Significa que la información contable no representa hechos totalmente acabados ni terminados. Esta característica, más que una cualidad deseable, es una limitación a la precisión de la información.

Cualidades de un sistema de información contable

“Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

Procedimientos para instalar un sistema contable.

Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

Preparar una lista de chequeo.

Elaborar informes.

Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

Diseñar formularios para todas las operaciones.

Diseñar reportes

Preparar los libros.

Balance inicial

Beneficios de un sistema contable para una empresa de servicios.

Hasta en una pequeña empresa la aplicación de la contabilidad manual puede abrumar rápidamente a una persona por tal motivo es establecer muy bien un excelente sistema contable el cual permite a la entidad tener la información contable o en otras palabras la radiografía clínica de la empresa en el momento que se requiere en pro a la toma de decisiones.

Proceso de validación y/o aplicación de un sistema contable

Validación de sistemas contables

La validación de un sistema contable consiste en el proceso de revisión que verifica que el sistema elaborado cumple con las especificaciones y que logra sus objetivos.

Validar es el proceso de comprobar que el sistema contable que se ha diseñado sea lo que el usuario quiere y necesita para su empresa.

La Validación de datos ya inmersos en un sistema verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para el control de los datos.

Formas de validar un sistema contable

Para tener mayor seguridad de la integridad de los datos procesados en el sistema contable es necesario hacer uso de ciertas dinámicas o pruebas que verifiquen su funcionalidad entre las cuales se puede mencionar:

· Dinámica de verificación, también conocidos como ensayos o experimentación.

· Estática verificación, también conocido como análisis.

· Pruebas de aceptación: desarrolladas para el cliente.

· Bitácora: toma de nota de cualquier información que consideren que puede resultar útil para verificar la funcionalidad del sistema, estas irán en orden cronológico.

· Entrevista realizada al usuario del sistema contable, propietarios y personal involucrado”. (Francisco Gómez Rondon, 2003).

“La validación de un sistema contable a través de los diversos instrumentos se encarga de verificar:

La corrección de los datos, que nos permite detectar formatos nulos o valores fuera de rango y por tanto incorrectos.

· La integridad de los datos: al validar se comprueba que toda la información obligatoria está presente en el documento.

· El entendimiento compartido de los datos: a través de la validación se comprueba que el emisor y receptor perciban el documento de misma manera, que lo interpreten igual”. (CATACORA, 1998).

El fin que presenta la validación de un sistema contable es contar con la seguridad de que el resumen de toda la información recopilada en la empresa sean reales, presentados en forma clara y comprensible, todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad así como todos aquellos datos importantes y significativos para la gerencia y demás usuarios.