Importancia del Control Interno en la Gerencia

Objetivos:

1- Conocer la importancia del control en la Gerencia de una empresa, así como las estrategias definidas desde un punto de control en una planeación gerencial, en los seguimientos de una ejecución a planes específicos.

2- Lograr que el estudiante tenga una visión amplia del control interno.

Tema 1: Generalidades

1.1 Concepto de Control Interno

Comprende los planes, métodos y procedimientos utilizados con el objetivo de cumplir la misión, alcanzar las metas y objetivos, proteger los recursos de la empresa contra fraude y mal manejo de los mismos, prevención y detectar errores e irregularidades, impulsa la eficiencia entre los funcionarios y empleados, y a la presentación de los reportes financieros de manera oportuna y eficiente en base a normas y principios contables.

1.2 Importancia del Control Interno

El control interno es un proceso diseñado y ejecutado por la administración y otro personal (Auditor interno y Auditor Externo) Éstos funcionan como asesores de la Junta Directiva Staff, de la entidad y fuera de ella para proporcionar seguridad razonable con el objetivo de:

a) Administración eficaz, eficiente y transparente de los recursos del estado y/o de la entidad.

b) Confiabilidad y rendición de cuentas 

c) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. 

d) Promueve la eficiencia entre los funcionarios y empleados.

1.3 Clasificación del Control Interno

1.3.1 Control Interno Administrativo

Este se refiere a las políticas emanadas por la Administración Superior relativo a sueldos, bonos, viáticos, combustibles asignados, comisiones sobre ventas, cobros etc. , asignación de vehículos etc. Las cuales tienen que ser cumplidas por la Gerencia General a través de sus Gerencias Funcionales, o Dirección general y Direcciones Funcionales.

1.3.2 Control Interno Contable

Este se refiere a lo contable específicamente; al cumplimiento de NIC, Principios y Normas contables y Leyes aplicables a los Estados Financieros. La omisión o incumplimiento de alguno de éstos (principios, normas y leyes) convierte los Estados Financieros en irrazonables (irreales). 

1.4 Principios del Control Interno

1.4.1 Equidad

Las actividades de las entidades deben ser orientadas hacia el interés general, sin privilegios otorgados a personas o grupos especiales. O sea en la administración de los recursos públicos nadie debe sentirse afectado tendenciosamente en sus intereses o sea objeto de discriminación.

1.4.2 Ética

Se refiere a que las operaciones para la administración pública deben ser realizadas no solo acatando las normas constitucionales y legales, sino los principios éticos o de conducta que deben regir la sociedad. Este principio se fundamenta en los valores que debe prevalecer en las entidades como una barrera contra el flagelo de la corrupción y otras prácticas irregulares. 

1.4.3 Eficacia

Se debe disponer de planes estratégicos y de acción en los cuales se identifiquen claramente objetivos y metas para el corto mediano y largo plazo. De igual forma se deben estructurar y poner en marcha sistemas apropiados que faciliten el logro de dichos objetivos y metas así como su medición respectiva.

1.4.4 Eficiencia 

Se deben organizar y poner en marcha procesos de trabajo que soporten los objetivos y metas, en la búsqueda permanente de óptimos resultados a costos razonables, evitando el desperdicio o uso indiscriminado de recursos. La supresión de trámites engorrosos, la fijación de tiempos de respuesta oportuna, los requerimientos de calidad, son ejemplos de eficiencia como principio para una apropiada administración.

1.4.5 Economía

Este principio promueve que los resultados se obtengan a un costo razonable, que se consigan las mejores opciones financieras sin afectar la calidad, cantidad y oportunidad requeridas para alcanzar los resultados. Esta economía obtenida siempre debe ser demostrable.

1.4.6 Rendición de cuentas

Este principio se refiere a la obligación de los servidores públicos de revelar en forma oportuna y confiable el cumplimiento de sus responsabilidades y de administrar en forma transparente la información que su utiliza en el análisis de su gestión pública y privada.

La rendición de cuentas no se debe asociar únicamente con la presentación oportuna y confiable de los Estados Financieros. Los informes y comunicaciones que se deben exponer a los ciudadanos, poderes y otros estamentos del estado, sobre la forma, resultado e impactos obtenidos en la administración de los recursos públicos, así como la calidad, oportunidad y transparencia de los mismos, representan formalmente la rendición de cuentas. 

1.4.7 Preservación del medio ambiente

Según este principio el sector publico, debe organizar sus operaciones con una firme orientación hacia la preservación, conservación, y recuperación del medio ambiente y de los recursos naturales.

1.5 Presentación del informe de evaluación de control interno 

Este informe tiene cuatro volúmenes:

a) Resumen ejecutivo

Este se refiere a una visión de alto nivel sobre la estructura conceptual de control interno, dirigido al Director Ejecutivo y a otros ejecutivos principales. Miembros del consejo, legisladores y reguladores.

b) Estructura Conceptual 

Este define el control interno, describe sus componentes y proporciona criterios para que administradores, consejeros y otros puedan valorar sus sistemas de control, incluye el resumen ejecutivo.

c) Información a partes externas

Este se refiere a un documento suplementario que proporciona orientación a aquellas entidades que publican informes sobre control interno además de la preparación de sus Estados Financieros públicos o que estén contemplados hacerlos. 

d) Herramientas de evaluación

Este proporciona materiales que se pueden usar en la realización de una evaluación de un sistema de control interno.

¿Qué hacer?

Las acciones que se pueden tomar como resultado de este informe dependen de la posición y del papel de las partes involucradas.

a) Administradores principales

La mayoría de los ejecutivos principales que contribuyeron a este estudio consideran que estaban básicamente en el control de sus organizaciones. Muchos dijeron sin embargo que existen áreas división, departamento o componentes de control que realizan actividades a lo largo de la organización en las cuales los controles estaban en etapas primitivas de desarrollo o que requerían ser fortalecidas.

Este estudio sugiere que el Director Ejecutivo inicie una autovaloración del sistema de control, empleando esta estructura conceptual junto con los ejecutivos operativos y financieros claves. Las directivas deberán dar facilidad a aquellos individuos para que discutan los conceptos de este informe con su personal a su cargo, proporcionando supervisión al proceso inicial de valoración en sus áreas de responsabilidad e informando sobre los hallazgos encontrados. Otra aproximación puede incluir una revisión inicial de las políticas corporativas y de las unidades del negocio, así como los programas de auditoría interna.

b) Miembros del consejo

Los miembros del consejo de directores deben discutir con los administradores principales el estado del sistema de control interno de la entidad y proporcionar la supervisión requerida. Ellos deben recibir insumos de parte de los auditores internos y externos.

c) Otro personal 

Los administradores y otro personal deben considerar como se están conduciendo sus responsabilidades de control a la luz de su estructura conceptual, y discutir con más personal principal las ideas para fortalecer el control. Los auditores internos deben considerar la extensión de su atención sobre el sistema de control interno y pueden desear comparar sus materiales de evaluación con las herramientas de evaluación.

d) Legisladores y reguladores

Las directivas gubernamentales que escriben o hacen cumplir las leyes reconocen que ellos pueden tener concepciones equivocadas y diferentes expectativas virtualmente respecto de cualquier asunto. Algunos observadores consideran primero que los sistemas de control interno deberán o deberían prevenir pérdidas económicas o al menos prevenir a las entidades de estar fuera del negocio. 

Segundo sobre la validez del concepto de seguridad razonable, pueden existir punto de vista dispares expresados en como los reguladores pueden construir informes públicos afirmando seguridad razonable mucho después que hayan ocurrido fallas en el control interno.

e) Organizaciones profesionales

Quienes producen las reglas, proporcionan orientación sobre administración financiera, auditoria y asuntos relacionados; deben considerar sus estándares y orientaciones a la luz de esta estructura conceptual.

Prof. Ernesto López Vanegas

Docente Universitario

Universidad de Managua UDM